今天是坚持每日写作的第 7 天。我决定每天写一个数字，或许能更好地激励自己。
让人产生幻觉的高效系统
在我忙得不可开交的上一学期，我探索出了一套任务管理方法，使用「滴答清单」收集任务、管理任务、分配时间和拆解任务。我还会在管理任务的同时，给项目划分优先级，然后在日历视图里将他们分配到各个空闲的时间里（这也就导致了我的日程几乎爆满）。
等到自己终于闲下来，我才有时间思考这套方案是否真的帮助了我。因为读到了很多对效率方法论和各类效率工具使用者的批评，我在想自己是否也陷入了某种「效率幻觉」，浪费了不必要的时间和精力。
我最近在读《非暴力沟通》，有一章阐述了人与人交流时，明确双方「需要」的重要性。我在想，人与工具的矛盾，或许也源自「需求」的不明确。
我当时迫切想要解决「事情太多难以平衡」的问题，所以我以为我的需求只是「一套管理自己所有任务的方法」。然而，这样宽泛和抽象的描述并非是一个具体的需求，这只是一个待解决的问题。
如果仔细分析，我就可以知道，我真实的需求是：
- 将当下还不能完成的工作收集起来
- 为各项工作分配具体的执行时间
- 将工作量较大的拆解为多个任务，并分别分配时间
当时的我还不明白我自己的需求，所以就照葫芦画瓢建立了一个看似高效，实则有些繁琐的系统。
罪魁祸首是优先级
几乎所有的日程管理和待办清单类应用，都允许用户给任务分配「优先级」。顾名思义，就是根据任务的重要和紧急程度，大体上给任务排一个先后顺序。
谈到重要和紧急，很多人会想到大名鼎鼎的「四象限工作法」，也就是把所有的工作划分为「重要且紧急」、「重要不紧急」、「不重要但紧急」和「不重要不紧急」。滴答清单把这四个象限分别与四个优先级关联，即高优先级、中优先级、低优先级和无优先级。
这样的划分看似很有道理，譬如，期末考试是「重要且紧急」的事情，读书就是一件「重要不紧急」的事情，参加某个全校会议是「不重要但紧急」的事情，和朋友出游是「不重要不紧急」的事情。
但这样的划分真的有帮助吗？假设我今天和朋友约好了下午出去玩，我难道要因为读书的优先级比这件事情高，而取消这个日程吗？假设这个时候自己突然接到某个工作通知，是一件「不重要但紧急」的事情，截止日期是明天下午，难道我不能明天上午做完，一定要先去做优先级更高的事情？
或许「优先级」需要和其他因素一起考虑才能发挥真正的作用。当时间充裕的时候，就可以允许自己先做优先级更低的事情；如果工作量很少，就可以稍微拖延一会，而不是给自己压力，要求自己尽快完成。
如果是这样，我就需要在管理任务时考虑三个因素「优先级」、「可支配时间」和「工作量」。
思想是很好的，但实践起来就容易出错。当我从滴答清单改为使用 Notion 做任务管理时，我就把「工作量」作为一项任务的必要属性添加到了数据库里。也就是说，在添加一个任务时，我不仅需要设置优先级，还需要评估工作量。对于自发的、不是被安排给自己的任务，还需要以督促自己为目的设置一个截止时间。
在这之后，为了拆解任务，我又在 Notion 新建了一个数据库用来存放子任务，然后使用 Notion 的 Formula 属性，计算子任务完成率来表示任务进度；我还写了另一层判断，如果当前任务没有子任务，但是有设置起始时间，就使用时间进度作为任务的完成进度。
由此，我又设置了一个进度追踪系统。我便把「任务的完成进度」作为排序的标准之一。在数据库的一个视图里，我使用 Notion 自带的排序功能，使用上面提到的四个因素写了四层的排序判断逻辑，将最重要、工作量最小、截止时间最近、剩余进度最小的任务放在列表的最前面。
至此，一个任务已经拥有了五项属性——优先级、工作量、截止时间、实际的执行时间和完成进度。
可是，评估一项任务的优先级和工作量并不总是一件容易的事情。我们很容易明白，取快递是一件低优先级、工作量小的事情。但如果快递站离自己的住所很远呢？如果当天的日程很满，抽出时间取快递会阻碍其他活动呢？如果这个快递很重要，拿不到就会产生负面影响呢？当这样的情形发生时，又该如何评定优先级和工作量呢？
截止时间很好确定。但如果是自发的任务，自己想要避免因为事情太多而一直拖延不做，所以希望设置一个时间督促自己；或者是某些可以自己决定截止时间的任务，需要确定一个具体的日期。这个时候，麻烦就来了，因为我们通常会避免截止日期之间离得太近甚至重合，也就是说，我们需要考虑其他任务的截止时间，然后插空。更多地，我们还要考虑到其他任务的工作量，不能把截止日期放到离这些任务太近的时间。
完成进度似乎是全自动追踪的，但是，作为一个属性，它影响着其他任务的截止日期和执行时间应当如何设置。并且，在拆分任务时，也应当保证各个任务的工作量对等，不会出现某个子任务实际上占据了整个工作的一半，然而完成之后却显示只完成 10% 的情况。
当我在考虑「优先级」的正确使用方式时，事情就这样变得复杂起来了。这一切的源头，只是因为效率工具天生自带一个「优先级」选项，而我忍不住想要填上它。
相信直觉
很多时候，量化许多东西是不必要的，它只能给人一种踏实感（当然有的时候你需要的就是踏实感，这就是另一回事了）。
许多效率工具之所以设置优先级，以及其他诸如项目进度追踪这样的功能，是因为团队协作需要一套严格的管理系统。其目的是在工作流程中避免错误，让团队中的每个人了解项目的进展等等。
对于个人用户来说，这样的功能反而是累赘。因为所有的工作都由自己完成，每项任务都是自己添加的，所以自己非常清楚这项任务的重要性、工作量和目前的进展，唯一需要时刻提醒自己的或许只是截止日期而已。
在这样的情况下，我们不需要有意识地考虑优先级以及其他的因素，我们可以做出依据直觉的判断。
“算了，这本书明天再读，今晚想出去和朋友玩。”
“刚刚用脑有点多，现在想做些轻松点的工作，先把这个作业放一放吧。”
“好累啊，但是这个任务明天就截止了，速战速决。”
这样的判断才是合理的，而不是“这件事情被我的任务管理系统排在最后面，所以抱歉，我现在还不能和你出去玩”。
当然，直觉也是需要经验支撑的，如果对某类任务的了解不多，就容易做出错误的判断——以为这件事情能在半小时内做完，结果做 PPT 就用了两个小时。这种事情再常见不过了。
至于如何做出更好的判断，以及如何真正提高工作效率，就不是这篇文章的话题了。
更简单灵活的管理系统
这是我目前使用的，在 Notion 上制作的任务管理系统。
对于需要在某个时间内完成的任务，我会使用 Apple 的提醒事项辅助，以防我忘记；使用 Siri 设置也就说一句话的功夫，眼睛不需要离开屏幕。而那些所谓不重要但紧急的会议和活动安排，我会放在 Apple Calendar 里，根本不会经过这个系统。
- 将当下还不能完成的工作收集起来
- 为各项工作分配具体的执行时间
- 将工作量较大的拆解为多个任务，并分别分配时间
我不需要优先级和各种参数也能满足我的需求。
如果一项工作需要计划，并且涉及到提前准备、查阅资料等行动，则先放在收集箱里，之后再整理并分配大致的时间；如果可以直接去做，不需要花太多时间，就在当下立即完成，或者设置 Apple 提醒事项。这满足了第一个需求。
在「接下来」这个列表里，都是从收集箱中取出的，属于时间临近，或者状态设为进行中的任务。大部分的任务被分配了一个具体的执行时间，一般以天为单位；有的任务不太紧急，就没有立刻分配时间。在一天开始的时候，我会查看这个列表，并在一张便签纸上写下我今天要做的事情。这满足了第二个需求。
对于工作量较大的任务，我通常会设置为「项目」，完成这个项目需要完成多个「任务」。设置项目可以提醒自己最近都在做些什么，完成后也会得到明确的产出和更强的成就感，比一般的任务更有目标。这满足了第三个需求。
至于「接下来」列表左侧的，是「目标」列表。我参考了 OKR（Objectives + Key Results）模型，如果打开的目标页面，就能看到这个目标对应的「项目」，也就是目标对应的关键结果。在推进项目的时候，也能明白自己是在为了哪个目标而行动。这并不是一开始所确定的「需求」，而是在探索过程中发现的，值得保留的功能。
如你所见，我完全舍弃了优先级以及其他用于评判任务执行顺序的参数，实际上，对于我来说，这个系统只用于管理任务，而不是决定我当下应该做什么。我能借助它更好地了解自己需要和应该做什么，下一步的行动完全取决于我自己。
并且，这个系统的使用流程十分丝滑。如果我产生任何行动想法，或者收到安排给我的任务，我就会把相关信息放在「收集箱」里。通知的具体内容、相关文件和相关链接也可以放在对应的页面里。之后，我就会在一个固定的时间里整理这些内容，然后分配一个大致的时间。如果有一天这个任务出现在了「接下来」列表里，就说明任务临近，我会在每天上午规划这一天的任务时把它写下来，必要时，让 Siri 在固定的时间提醒我。
这样的系统不能保证我的工作效率能得到质的提升（又有什么可以做到这一点呢？），但它的确满足了我的需求，并且让我更有目标，避免了在使用效率工具时产生的、诸如设置优先级之类的冗余步骤，也让我对时间更有掌控感。
明确需求，用奥卡姆剃刀剔除不必要的步骤，给自己预留足够的掌控权，而不是制造一个“机器老板”给自己分配任务——我想这才是普通人建立自我管理系统的方式。